Hay 2 rutas. 9 formas jurídicas las inscribes tú en la KVK: llenas el formulario con DigiD, vas a una cita y pagas €85,15. Las otras 7 (bv, nv, stichting, coöperatie y las demás personas jurídicas) nacen ante notario, que cobra entre €500 y €1.500 y hace la inscripción por ti. La forma jurídica decide una sola cosa de fondo: si respondes con tu dinero personal.
Esta guía es la del trámite: qué forma jurídica eliges y cómo la inscribes. Si lo que buscas es el BTW, las facturas y las deducciones, eso está en empezar un negocio.
Empieza por aquí: ¿tu permiso te deja?
Si eres de la Unión Europea, del EEE o de Suiza: puedes. Con tu pasaporte basta.
Si no eres de la UE: dale la vuelta a tu tarjeta de residencia y lee la anotación del mercado laboral (arbeidsmarktaantekening).
- Dice “arbeid vrij toegestaan”: puedes trabajar por tu cuenta. Es el caso típico del permiso por pareja o por familia.
- Dice “arbeid als zelfstandige toegestaan”: también puedes.
- Tu permiso te ata a un empleador: no puedes. El caso típico es el kennismigrant.
La KVK no revisa tu permiso. Te inscribe igual. El problema aparece después, con el IND. Pregunta antes, no después.
Las 2 rutas
| Qué comparas | Ruta 1: la haces tú | Ruta 2: pasa por notario |
|---|---|---|
| Formas jurídicas | 9 | 7 |
| Quién inscribe | Tú, con DigiD y una cita | El notario, por ti |
| Costo | €85,15 | €85,15 + €500 a €1.500 |
| Tiempo | El mismo día de tu cita | Semanas, según el notario |
| Respondes con tu dinero personal | Sí, en casi todas | No, salvo mala gestión o aval personal |
Esa última fila es la decisión. Todo lo demás es papeleo.
Ruta 1: las formas que inscribes tú
| Forma | Para quién | ¿Respondes con tu dinero? |
|---|---|---|
| Eenmanszaak | Un solo dueño | Sí, sin límite |
| Vof | 2 o más dueños que trabajan juntos | Sí, y también por la deuda de tus socios |
| Maatschap | 2 o más con la misma profesión | Sí, por tu parte |
| Cv | Uno trabaja, otro solo pone dinero | El que trabaja, sí. El que invierte, solo lo que puso |
| Vereniging con capacidad limitada | Un club o asociación sin estatutos ante notario | Sí, la directiva |
También van por esta ruta la rederij (armadora de un barco), la organización religiosa, la persona jurídica de derecho público y el resto de personas jurídicas de derecho privado.
Para una persona sola que vende su trabajo, la eenmanszaak es la respuesta en el 90% de los casos. Es rápida, cuesta €85,15 y te da las deducciones de autónomo. Puedes cambiarte a bv después.
Ruta 2: las formas que pide notario
| Forma | Para quién | Capital mínimo |
|---|---|---|
| Bv | Empresa con uno o varios socios, con patrimonio protegido | €0,01 |
| Nv | Empresa grande, con acciones | €45.000 |
| Stichting | Una organización con un fin, sin socios ni miembros | No hay |
| Vereniging con capacidad plena | Asociación con miembros | No hay |
| Coöperatie / mutua de garantía | Varios que compran o venden juntos | No hay |
| Vve | Dueños de departamentos del mismo edificio | No hay |
El notario redacta los estatutos y hace la inscripción en la KVK por ti. Su tarifa está entre €500 y €1.500. Compara 2 o 3 presupuestos: la diferencia es real.
Cuidado con la bv. Protege tu patrimonio, pero te obliga a pagarte un sueldo de director de al menos €58.000 al año, y pierdes las deducciones de autónomo. Con poca ganancia, la bv te sale cara.
Los 3 pasos de la ruta 1
1. Llena el formulario en kvk.nl con tu DigiD. Toma unos 15 minutos. Se guarda solo, así que puedes dejarlo a medias. En una eenmanszaak solo el dueño puede hacerlo.
2. Reserva la cita, también con DigiD. Puedes ir a cualquier oficina de la KVK del país.
3. Ve a la cita. Ahí verifican tu identidad y cierran la inscripción. Sales con tu número de KVK.
La KVK te manda por correo la lista exacta de documentos que tienes que llevar. Usa esa lista, no una de internet.
Las 3 fechas que la gente confunde
| Cuándo | Qué |
|---|---|
| Hasta 3 meses antes de tu fecha de inicio | Puedes llenar el formulario |
| Hasta 8 semanas antes | Puedes reservar la cita |
| 1 semana antes o después de arrancar | La ventana para inscribirte |
Si vas a tu cita antes de esa ventana de 1 semana, tu número de KVK llega por correo postal durante la semana en que arrancas. No te lo dan en el mostrador.
Antes de llenar el formulario, decide 4 cosas
- El nombre comercial. Revisa que esté libre y que no choque con una marca registrada.
- La dirección. Tu casa sirve, si tu contrato de renta lo permite. Si no es tu casa, lleva el contrato o un permiso firmado del dueño.
- El código de actividad (SBI). Sale de cómo describes tu actividad. Afecta seguros, permisos y bancos.
- La fecha de inicio. Es la que abre la ventana de 1 semana.
Si no tienes BSN o vives fuera de Países Bajos
El trámite es el mismo, pero más lento. Vas a necesitar:
- BSN. Si no vives aquí, lo sacas en el registro de no residentes (RNI).
- DigiD, que se pide después del BSN.
- Extracto del padrón de tu país, reciente, en neerlandés, inglés, francés o alemán.
- Prueba de la dirección del negocio en Países Bajos: contrato de renta, escritura o carta del dueño.
Los documentos de fuera de la UE casi siempre necesitan apostilla o legalización. Eso toma semanas. Empieza por ahí.
Tu dirección y tu privacidad
- Tu dirección de casa está oculta en el registro. Siempre.
- Tu dirección de visita (bezoekadres) es pública por regla general.
- Con una eenmanszaak puedes pedir que se oculte, cuando quieras y sin dar motivo.
- Las demás formas solo la ocultan con una amenaza documentada.
Si ocultas la dirección de visita, tienes que registrar una dirección postal pública. No puedes quedarte sin ninguna.
Después de la inscripción
| Qué llega | Cuándo |
|---|---|
| Tu número de KVK | El mismo día, si tu cita cae en la ventana de 1 semana |
| Tu btw-id, de la Belastingdienst | Unos 10 días hábiles después |
| La factura de la inscripción | Por correo electrónico |
El btw-id no lo da la KVK. La KVK pasa tus datos a la Belastingdienst, y esa oficina decide por su cuenta si eres empresario para el BTW.
El UBO: quién manda de verdad
Si tu organización no es una eenmanszaak, tienes que registrar a tus UBO: las personas con más del 25% de las acciones, de la participación o de los votos. Si nadie llega a ese porcentaje, los UBO son los directores.
- Sí lo registran: bv, nv, vof, maatschap, cv, stichting, coöperatie y las asociaciones con actividad.
- No lo registran: la eenmanszaak, las vve y las bv y nv que cotizan en bolsa.
En la ruta 2 lo hace el notario. En la ruta 1 lo haces tú, junto con la inscripción.
Tu siguiente paso
Dale la vuelta a tu tarjeta de residencia y lee la anotación del mercado laboral.
Si dice que el trabajo está libremente permitido, entra a kvk.nl, llena el formulario y reserva tu cita. Si te ata a un empleador, pregunta al IND antes de gastar €85,15.
- KVK: inscribir una organización nueva: las dos listas, la de formas que inscribes tú y la que pide notario
- KVK: cuota de inscripción: €85,15, una sola vez, se ajusta cada año por inflación
- KVK: preguntas frecuentes sobre la inscripción: hasta 3 meses antes de la fecha de inicio; cita hasta 8 semanas antes
- KVK: inscribir una eenmanszaak y pedir cita
- KVK: todo sobre el número de BTW: el btw-id lo manda la Belastingdienst, no la KVK
- KVK: la besloten vennootschap (bv)
- KVK: qué organizaciones deben declarar su UBO
- KVK: qué es un UBO: el umbral es más del 25%
- KVK: ocultar la dirección de visita
- Business.gov.nl: permisos para trabajar por cuenta propia